Tez Yönetim Sistemi, öğrenciler ile akademisyenler arasındaki danışmanlık süreçlerinin dijital ortamda yönetilmesini sağlayan bir platformdur. Sistem, öğrenci–danışman eşleştirmesinden başlayarak tez danışmanlığı sürecindeki iletişim, talep ve yönetim işlemlerini kapsamaktadır.
Sistem, Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS) ile entegre çalışmaktadır. İlgili enstitü yöneticisi tarafından akademisyenler ve öğrenciler sisteme tanımlanır. Akademisyenler için hangi bölüm/program öğrencilerine danışmanlık verebileceği, tezli ve tezsiz programlarda en fazla kaç öğrenci alabileceği gibi bilgiler sistem üzerinden tanımlanır.
Danışman atama süreci, enstitü tarafından belirlenen takvim ve kurallar çerçevesinde yürütülür. Süreç başladığında öğrenciler, bağlı oldukları program bazında danışman tercihlerini yaparlar. Her öğrenci en fazla 5 akademisyeni tercih sırasına göre seçebilir. Sistem, öğrencilerin tek bir akademisyende yoğunlaşmasını engellemek ve adil dağılım sağlamak amacıyla akademisyenlerin kalan kontenjan bilgilerini öğrencilere gösterir.
Öğrenci tercih süreci tamamlandıktan sonra akademisyen değerlendirme süreci başlar. Akademisyenlerin karşısına, öğrencilerin kendilerini hangi tercih sırasına yazdığına göre listeler gelir. Süreç, birinci tercih ile başlar ve her tercih aşaması arasında 2 günlük değerlendirme süresi bulunur.
Eğer bir akademisyeni tercih eden öğrenci sayısı akademisyenin kontenjanından fazla ise, akademisyenden belirlenen süre içerisinde tercih yapması istenir. Akademisyen 2 gün içerisinde seçim yapmazsa sistem otomatik olarak ilk başvuru yapan öğrencileri kontenjan kadar atar. Yerleşemeyen öğrenciler ise otomatik olarak bir sonraki tercih sıralarına göre değerlendirilir.
Beş tercih sonunda herhangi bir akademisyene yerleşemeyen veya tercih yapmayan öğrenciler için sistem otomatik atama mekanizmasını devreye alır. Bu aşamada öğrenciler, mevcut kontenjanı en fazla olan akademisyenlere dengeli şekilde atanır. Atama işlemleri, tüm öğrencilerin danışmanları belirlenene kadar devam eder.
Tüm atama süreçleri tamamlandıktan sonra öğrencilere ve akademisyenlere sistem üzerinden bilgilendirme e-postaları gönderilir ve danışmanlık süreci resmi olarak başlatılır.
Danışmanlık süreci boyunca hem öğrenci hem de akademisyen sistem üzerinden danışman değişikliği talebinde bulunabilir. İlgili enstitü yönetimi bu talepleri değerlendirir; onay verilmesi durumunda danışman değişikliği işlemleri sistem üzerinden gerçekleştirilir.